中华少年儿童慈善救助基金会

档案管理规定

（第三届理事会第二次会议审议通过）

一、总则

第一条 为提高中华儿慈会档案管理水平，使档案管理工作制度化、规范化，根据《国家档案法》、《档案法实施办法》等有关规定，结合我会实际情况，特制定本规定。

第二条 中华儿慈会各部门均为立档单位。各立档单位应严格按照《档案法》、《档案法实施办法》的规定，每年将工作中形成的、具有保存价值的全部文件材料收集齐全，按归档要求归档，集中管理。任何单位或个人不得私自保存应归档的文件材料，也不得以任何理由拒绝归档。

第三条 中华儿慈会各部门领导应高度重视本单位文件材料的归档工作，指定专人做好档案收集工作，督促、检查、汇总本部门归档文件，并按时向办公室移交。

第四条 办公室负责部署归档工作，提出归档要求，并设专人负责联系、指导、检查和验收。

二、归档文件与整理

第五条 归档文件

各归档部门在其职能活动中形成的、办理完毕的，应作为档案保存的各种纸质、影像、电子材料。

第六条 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（一）文件的计量

归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本（包括附件）与定稿为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等一册为一件；复文与来文为一件。

（二）整理原则

文件材料归档应遵循文件材料自然形成的规律和特点，保持文件之间的历史联系，正确反映出我会工作的历史面貌，区分不同保存价值，便于保管和提供利用。

（三）质量要求

归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者易退变的应予复制，短小便笺应附在与文件同样大的纸上。

第七条 归档文件的分类

归档文件按“年度—保管期限—机构”进行分类。

第八条 归档文件的排列

归档文件应在同一保管期限内，按照部门项目形成的时间进行排列。 

第九条 归档文件编号

归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编号，并使用钢笔（蓝黑或黑色墨水）、签字笔（黑色）填写有关内容。

第十条 归档文件编目

以“件”为单位按照排列顺序填写“归档文件目录”（见附件1）。

（一）序号：归档文件的顺序编号。

（二）文号：文件的字号。例：XXX〔2022〕XXX号（见附件2）。

（三）题名：文件标题。无标题或标题不规范的文件，应按事由原则自拟标题，保证文件间的有机联系；外文本应注明中文标题。

（四）责任人：文件的制作者。

（五）日期：文件形成日期。例：2021年5月30日。

（六）页数：按该件有数据的页面计算，用阿拉伯数字标出。

三、档案移交

第十一条 各部门在每年初将根据本年度工作计划进行立档，并将工作中形成的文件材料随时归档；于次年3月底之前将整理好的档案移交办公室统一保管。

四、查询利用

第十二条 利用档案应根据便利工作又确保机密安全、简化手续的精神办理，凡符合利用档案规定者，办公室应积极提供利用。

第十三条 会内各部门人员因工作需要可直接利用档案；会外单位及人员利用档案须持本单位介绍信或个人证件，经秘书处领导同意后可查阅。

第十四条 借阅档案、需办理登记手续。需归还档案室的，要当面清点，并检查档案状况。

第十五条 对借用的档案须妥善保管，不得损坏、折叠、拆卷、遗失，不得在档案上涂改、批注、画标记，不得以工作之名借档案做它用。

第十六条 借用的档案如果遗失，本人须写出书面检查，并根据有关规定视情况作适当处理。

五、档案的销毁

第十七条 销毁范围。对于失去保存价值的档案，经过鉴定，可以销毁。

第十八条 销毁鉴定。销毁档案的鉴定工作，在办公室负责人的领导下，由办公室和相关部门的人员共同组成鉴定小组，按档案保管期限表的规定，对准备销毁的档案进行认真鉴定，并提出相应的意见和建议。

第十九条 销毁办法。销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经秘书长批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

六、附   则

第二十条 本规定由中华儿慈会办公室负责解释。

第二十一条 本规定自中华儿慈会第三届理事会第二次会议审议通过后施行。

附件 1

归档文件目录

说明：

1.序号：文件的排列顺序号；

2.文号：填写文件的发文字号；

3.责任者：提交文件的负责人或经手人；

4.题名（内容）：填写文件的标题，没有标题的依文件内容拟写的标题；

5.日期：填写归档文件的形成时间；

6.页数：每份归档文件的有数据页数；

7.备注：注释文件需要说明的情况。

附件2

文号类型

1.儿慈〔2022〕XXX号

2.儿慈函〔2022〕XXX号

3.儿慈办〔2022〕XXX号

4.儿慈协〔2022〕XXX号

        5.儿慈项〔2022〕XXX号