中华少年儿童慈善救助基金会

办公用品管理规定

（第三届理事会第二次会议审议通过）

为规范办公用品采购、印刷品订制及领用的流程，加强办公用品管理，提高资金使用效益，特制定本规定。

一、办公用品的采购

1.中华儿慈会所有办公用品（包括名片等）由办公室统一采购或印制，各职能部门、领域及自主项目均不能自主采购或印制（财务部所用单据凭证需单独采购除外）；

2.所需办公用品（包括名片等），由各职能部门、领域及自主项目，每月10日前将采购计划发给办公室，办公室于中下旬统一采购；

3.办公室在采购时要经货比三家后，选择质量、价格比最优者采购或印制；

4.办公用品（包括名片等）由办公室统一存放和发放；

5.由办公室向采购方或印制方索要办公用品发票（列出单价、数量、品名、规格等），填写费用报销单，履行业财系统审批手续，送财务部门报销；

6.办公用品由各职能部门、领域及自主项目根据需要到办公室登记领取。

二、印刷品的订制

1.各职能部门及自主项目根据工作需要，寻价三家以上印制厂家，选择一家质量、价格比最佳者，填写“印刷品印制申请表”（附件1），连同印刷协议，履行业财系统审批手续后，送印制厂家办理印制相关事宜；

2.各部门、自主项目、专项基金等印制带有中华儿慈会电子印章的印刷品，须由中华儿慈会指定印刷厂印制；

3.相关部门在接收印刷成品时，要认真审核质量、核对数量，职能部门的印刷品归办公室统一存放和发放,领域及自主项目的印刷品自行保管；

4.相关部门须向印制厂家索要发票（列出单价、数量、品名、规格等），填写费用报销单，履行业财系统审批手续，送财务部门报销；

5.印刷品由各职能部门、自主项目、专项基金、合作项目根据需要到办公室登记领取。

三、办公用品的管理

领用办公用品时，必须严格办理领用登记手续。后勤主管负责定期检查库存，一些常用办公用品应有一定库存，并根据各部门领用情况，月末打出各部门当月办公用品费用与领用明细汇总表。

相关管理事宜如下：

1.员工须在《办公用品登记本》上签字（作为原始凭证）后，领用办公用品；

2.离职人员须交清所有登记领用应归还的办公用品，办公室核对无误后，在其“离职申请表”的相对应栏内签字；

3.对入职的新员工，人事主管需提前通知后勤主管，后勤主管根据新入职人员的工作需要，安排提供相应的办公用品等。

四、办公设备的借用

1.中华儿慈会办公设备统一由办公室管理；

2.职工在临时出差或短期内使用相关办公设备，可在《物品借用登记簿》上登记后，可临时借用，归还时要保证完整无缺，并登记归还时间和归还物品明细；

3.笔记本电脑在保修期过后若需维修，一般由中华儿慈会技术人员先行检测、维修，若无法解决再送外维修，维修前先询价，在合理的价格内，保证维修质量，经办公室主任核准后，由办公室负责维修事宜；

4.设备的日常维护保养工作由办公室负责，借出后使用人应爱护使用并妥善保管；

5.借出的设备，由于使用人的原因造成毁坏，由使用人出资维修，丢失须按折旧后的价值赔偿，具体赔偿金额由财务室负责计算核定；

6.电脑（含笔记本电脑）未经许可不得擅自改变配置，更换配件，如因工作需要升级，由办公室负责相关事宜；

7.严禁私用办公设备。

本规定自中华儿慈会第三届理事会第二次会议审议通过后施行。

附件1

中华儿慈会印刷品印制申请表